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Text File  |  1996-06-21  |  7KB  |  158 lines
  1.       Installation & Startup Guide for OWL Basic Bookkeeping
  2.                       Version 4 - for Windows
  3.                                  
  4.              Copyright (c) 1995 - All Rights Reserved
  5.  
  6.  
  7. This guide covers installation and startup of OWL Basic Bookkeeping
  8. (BBK)  for Windows Version 4.  The complete User's Guide  is  built
  9. into  the  program and is accessed by selecting the "Help"  option.
  10. In  order  to  get the most benefit from this program, we  strongly
  11. suggest that you read the user's guide.
  12.  
  13. PROGRAM DESCRIPTION
  14.    
  15.    BBK   provides  organized  and  accurate  accounting  using  the
  16.    "single-entry" bookkeeping method recommended by the IRS.   This
  17.    method   is  easy  to  use  and  especially  suited  for   small
  18.    businesses and individuals.
  19.    
  20.    BBK  helps  you  manage your bottom line by giving  you  instant
  21.    access   to   up-to-the-minute  reports  showing  your   income,
  22.    expenses,  profits  and  losses.   You  don't  need  to  be   an
  23.    accountant  to use BBK.  By spending just a few minutes  a  week
  24.    with  BBK,  you  can dramatically reduce your accounting  costs.
  25.    Instead  of  a  shoe  box full of receipts, you  can  give  your
  26.    accountant comprehensive reports that will save his or her  time
  27.    and your money.
  28.    
  29.    BBK  can  handle up to 1000 different expense types and supports
  30.    both  calendar  and  fiscal year accounting.   BBK's  accounting
  31.    folders  allow  independent bookkeeping for multiple  businesses
  32.    or multiple business elements within the same business.
  33.    
  34.    An  import option within Basic Bookkeeping links the program  to
  35.    OWL's  Sales,  Invoicing & Mail List management program  (OASIS)
  36.    allowing  direct transfer of income data from OASIS  into  Basic
  37.    Bookkeeping.
  38.    
  39.    OWL  Basic  Bookkeeping  (BBK) was  rated  among  the  "Best  of
  40.    Business Shareware" by PC World magazine (Feb., 1994).
  41.    
  42.  
  43. SYSTEM REQUIREMENTS
  44.    
  45.    OWL Basic Bookkeeping requires:
  46.    
  47.         -  Microsoft Windows 3.1 or above
  48.         -  A  hard  disk  with  approximately  1.5  Megabytes  of
  49.            available space
  50.          - 4 Megabytes of memory.
  51.    
  52. UPGRADING FROM EARLIER DOS VERSIONS 
  53.    
  54.    Complete  instructions for upgrading your data files from  Basic
  55.    Bookkeeping  Versions 1 through 3 are contained  in  the  user's
  56.    guide.   When installing Basic Bookkeeping for Windows,  DO  NOT
  57.    install  it  in  the same directory where your  DOS  version  of
  58.    Basic Bookkeeping is installed.
  59.  
  60. UPGRADING FROM EARLIER WINDOWS VERSIONS (4.0 or above)
  61.  
  62.    Before installing this version use your present version of BBK 
  63.    for Windows to make a backup disk of your data. In the File menu
  64.    choose the Backup Data option to make the backup disk. After you
  65.    install the new version choose the Restore Data.
  66.    
  67. INSTALLATION
  68.    
  69.    If  you downloaded OWL Basic Bookkeeping from an on-line source,
  70.    you  should  first create an installation floppy disk containing
  71.    the following 16 files.
  72.    
  73.      install.exe    winstall.inf   bbk.ex_        bbkhelp.hl_
  74.      bbk4w.db_      acc.db_        exp3.db_       inc3.db_
  75.      folder.db_     order.doc      readme.bbk     cb5.dl_
  76.      vbrun300.dl_   commdlg.dl_    cc2.vb_        cmdialog.vb_
  77.    
  78.    Alternatively,  you may copy these files to an  empty  directory
  79.    on your hard disk.
  80.    
  81.    To  install  OWL Basic Bookkeeping for Windows, use the  Program
  82.    Manager  or File Manager to start INSTALL.EXE as you  would  any
  83.    other  Windows-based  application.   For  example,  if  you  are
  84.    installing from drive A:
  85.    
  86.      1.  From the Program Manager File menu, choose Run.
  87.      2.  In the Run dialog box, type A:INSTALL and choose OK.
  88.    
  89.    The  install  program  will allow you to select  the  drive  and
  90.    directory  where  basic  bookkeeping  will  be  installed.   The
  91.    default is c:\Owl_Bus.  We suggest that you use the default.
  92.    
  93.    Before  writing  files to your hard disk,  the  install  program
  94.    checks  to see if a file with the same name already exists.   If
  95.    there  is  another  file  with  the  same  name,  a  message  is
  96.    displayed  giving the file name and the date and  time  of  both
  97.    files.  In general, if the file to be written is newer than  the
  98.    file  already  on your hard disk, you should install  the  newer
  99.    file.
  100.  
  101.        WARNING: If you are upgrading from an earlier version of 
  102.        BBK for windows and have not made a backup disk of your
  103.        data, DO NOT overwrite any files with a *.DBF extension.
  104.    
  105.    The  Install program creates a program group named "OWL Business
  106.    Apps"  with icons for Basic Bookkeeping for Windows (BBK  -WIN),
  107.    the  Basic  Bookkeeping User's Guide (BBK - User's  Guide),  the
  108.    Basic  Bookkeeping  Order  Form (BBK -  Order  Form)  and  Basic
  109.    Bookkeeping README (BBK - README).
  110.    
  111. RUNNING THE PROGRAM
  112.    
  113.    To run the OWL Basic Bookkeeping for windows click on the BBK  -
  114.    WIN icon.
  115.    
  116.    The  data  files  shipped with the program contain  sample  data
  117.    which  is provided to help you become familiar with the  various
  118.    options  and  capabilities  of the  program.   The  sample  data
  119.    covers  calendar year 1996.  The Getting Started section of  the
  120.    User's   Guide   contains  a  step-by-step  guide   to   getting
  121.    acquainted with Basic Bookkeeping.
  122.    
  123. CHANGES
  124.    
  125.    Version 4.2  added single click access to the most commonly  run
  126.    reports.   These are the Monthy Income Summary, Expense Summary,
  127.    Taxable  Profit  and Net Profit reports.  Click on  the  graphic
  128.    that  corresponds to the report to be generated.   All  reports,
  129.    including  detail reports are still available  via  the  reports
  130.    menu.  Click on the OWL Basic Bookkeeping graphic to access  the
  131.    on-line help system.
  132.    
  133.    Version 4.2+  requires user setup of a report  font  before  any
  134.    reports  can  be  generated.  Choose Setup then Fonts  from  the
  135.    File  menu  to select a report font.  The selection  remains  in
  136.    effect until changed by the user.
  137.    
  138.    Version 4.3  makes adding  multiple income and  expense  records 
  139.    much faster by not  returning to the main menu to  add the  next
  140.    record. Version 4.3 also  corrects an error in the ledger report 
  141.    which incorrectly included all folders when fewer were selected.
  142.  
  143.    Version 4.4 adds question  mark  (help)  icons to many screens. 
  144.    Clicking on the icon displays help information for that screen.
  145.    Version 4.4 also enables use of the enter key for moving to the
  146.    next data entry field on input screens. 
  147.    
  148. CONTACT INFORMATION
  149.    
  150.    OWL SOFTWARE
  151.    P.O. Box 794
  152.    Lanham, MD  20703-0794
  153.    
  154.    Phone:  (301) 306-0409
  155.    Email:  72144.1223@CompuServe.Com
  156.    HomePage:  http://ourworld.compuserve.com/homepages/owlsoft
  157.  
  158.